El ECM Autónomo

Los seres humanos estuvimos convencidos durante muchos años de que la industria del automóvil estaba muy avanzada. Estábamos orgullosos de los coches “inteligentes” que eran capaces de leer las señales de tráfico, alertar en distancias cortas y advertirnos de usar el cinturón de seguridad.

Pero realmente no fue hasta la presentación del coche sin conductor de Google en 2011, cuando todos vimos verdadera automatización en la industria automovilística. El coche autónomo de Google es lo que realmente puede llamarse un automóvil inteligente, y ha significado un verdadero hito para esta industria, al dar a los humanos la posibilidad de desplazarse sin tener que realizar tareas manuales que llevan a muchos errores y situacionespeligrosas. Desde 1886 cuando el Motorwagen se inventó, le ha tomado a la industria más de 130 años para llegar a conseguir esta magia.

La industria ECM está evolucionando muy rápido, pero aún está aún anclada en funciones”inteligentes” que están realmente muy lejos de lo que realmente significaría un ECM sin ​​conductor”.
Con las soluciones ECM actuales los usuarios tienen que “conducir” para llegar a cualquier lugar al que quieran ir:

  • Los tipos documentales deben ser creados (en la mayoría de los casos, codificados).
  • Lo mismo ocurre con los metadatos, tipos de metadatos, esquemas, diseños, etc.
  • Deben ser los usuarios quienes definan toda la jerarquía y la estructura de su organización documental
  • Y, como si fuera poco, los equipos en las empresas tienen que ponerse de acuerdo para crear una estrategia eficiente para explotar el software ECM que adquieren.

Muchos de ustedes seguramente saben lo que quiero decir. El proceso para implementar un sistema ECM en cualquier organización es como conducir la vieja ruta 66 en un ChevroletBel Air. Bonito, pero automatización cero.

Muchos expertos calificarían el mercado ECM como maduro, pero hasta que no tengamosverdadera automatización, podremos compararlo con la industria de coches conducidosmanualmente.

El software ECM actual carece de los elementos para conseguir el reto del “ECM sin conductor”:

Un mapa de alta definición del tipo de documento, metadatos y las características de los documentos.

Un paso importante para este hito nos llevará a través de un profundo proceso de “ingeniería de características” de los documentos que nos dará como resultado una “base de conocimiento” de la que los ECMs actuales podrían tomar la información para proponer a los usuarios tipos de documentos, metadatos y configuración general, además de permitirles reutilizar la información con la que ya cuentan.

Un buen radar para medir la distancia (y otras cosas) de documentos, metadatos y características.

Durante las operaciones que los sistemas de  ECM  realizan, en muchos casos debe responderse la pregunta “¿son estos documentos el mismo tipo de documento?”, “¿En qué se parecen?”, “¿Tienen el mismo valor para algunos metadatos?”. La industria de la ECM, aún carece de un estándar en algoritmos de comparación, soluciones y estándares.

Un telémetro láser muy preciso para modelar el mundo real en torno a un documento.

Esto es lo que hoy llamamos “Sistemas de Análisis de documento”. Hay un trabajorealmente increíble hecho en esta área, pero la única solución que parece industrializada esel OCR. Para el reconocimiento de diseño, detección de idioma, decodificación y algunas otras características, hay soluciones, pero ninguna de ellos realmente llegan a ser un hitotodavía.

Algunos instrumentos para decidir a dónde ir y qué hacer con los documentos.

Los mundos ECM y BPM tienen un romance permanente con algunos altibajos. Hay flujos de trabajo muy complejos en la naturaleza de ECM. Estos flujos no son complejos debido a los elementos que interactúan, las cuestiones de seguridad, los usuarios externos e internos,las actualizaciones de metadatos, tareas y muchos efectos secundarios que aparecen cuando un documento pasa de un estado a otro.
La industria ECM realmente necesita crear una “experiencia sin conductor” en este sentido. Los usuarios necesitan contar con flujos de trabajo existentes, que los ECM les sugieran un flujo de trabajo a utilizar, una ruta a tomar. Imaginemos a nuestro software ECMdiciéndonos “Esta es una factura, ¿quieres enviarlo al departamento de contabilidad?”

Una granja remota de ordenadores para hacer las tareas complejas

El coche sin conductor ha sido posible gracias a muchas de las tecnologías que existen actualmente y una de ellas es la capacidad de distribuir la realización de tareas complejas (computación distribuida). Si el coche sin conductor lo ha conseguido hoy en día, el mundo ECM debe hacerlo ahora. Algunas de las características “inteligentes” que esperamos de unECM sin ​​conductor realmente requieren una cantidad enorme de procesos informáticos, un montón de procesamiento de imágenes, un montón de procesamiento de texto, un montón de aprendizaje automático. Todos estos procesos hay que distribuirlos. El mundo ECM, necesita un estándar para deshacerse de las tareas pesadas y centrarse en la experiencia del usuario sin conductor.

Como veis, la automatización real está todavía muy lejos del software ECM actual, ¿cuánto tiempo va a tomarnos poder ver el ECM sin ​​conductor?

3 respuestas a “El ECM Autónomo

  1. Hola:

    Me parece interesante el artículo pero creo que, en este caso, los entornos son diferentes, en una conducción hay una pista o carretera con una serie de variables muy estrictas, control de velocidad, disponibilidad o no de adelantar, seguimiento por un carril, detección de objetos, etc. de forma que el ambiente o control de estos, pese a la posibilidad de “caos” de objetos en determinadas situaciones, no se puede comparar a la libertad de control y gestión documental donde no existen dichas directrices ni normas. Evidentemente un software de gestión documental (no hablemos de archivo electrónico, custodia, etc.) puede ayudar y automatizar muchas tareas habituales y es aquí donde la IA y el Machine Learning pueden ayudar mucho. La inclusión o extracción de determinados metadatos es ya posible, la creación asistida de modelos de datos también y de hecho hay estándares, como sabes, de modelos de datos determinados. La parte asistente sobre la semántica, hacia donde puede ir un documento o de que versa este, es algo más complicada pero creo que hoy día es posible. No hablemos ya de búsquedas “inteligentes” de documentos y relación entre ellos. A los gestores documentales se les puede dotar de soporta a bases de datos basadas en grafos, bases de datos basadas en objetos y no SQL para extraer más información,…

    Todo esto, creo que es posible y, de hecho, se está haciendo, pero también es cierto que yo veo que los sistemas de gestión documental todavía necesitan otra serie de herramientas que no las llevan y las descuidan los fabricantes, como son buenos interfaces de usuario, buenos, efectivos y útiles, no me refiero a poner interfaces llenos de javascript (Angular5 y anteriores tecnologías como YUI, JQuery,…) que hagan ventanas difusas, efectos de fundidos, etc. si no a interfaces que permitan generar un modelo de datos gráficamente pudiendo relacionar metadatos de distintos tipos de documentos, modelar una estructura de documentos de forma sencilla y asistida, crear formularios para la interacción con metadatos y documentos, crear flujos de trabajo/tareas directamente sobre los mismos editores de creación de formularios, modelos y estructuras, etc. Creo que esto todavía está “en pañales” por mucho que se quiera pensar que la gestión documental es ya algo maduro.

    Una vez conseguido todo esto, seguramente lo siguiente será que “conduzcan” solos 😉

    Un saludo,
    fegor

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  2. Hola Fegor,
    Como comentabamos en LinkedIn hace unos días, el tema no es que no existan las tecnologías. Hay mucho i+D. Creo que la dificultad está en encontrar aplicaciones reales a esos algoritmos que ya se tienen. Algo que a los usuarios les sirva en el día a día y que no sea sólo una forma de mostrar que los fabricantes invierten en i+D. Con respecto a la segunda parte que comentas “si no a interfaces que permitan generar un modelo de datos gráficamente pudiendo relacionar metadatos de distintos tipos de documentos, modelar una estructura de documentos de forma sencilla y asistida, crear formularios para la interacción con metadatos y documentos, crear flujos de trabajo/tareas directamente sobre los mismos editores de creación de formularios, modelos y estructuras, etc. Creo que esto todavía está “en pañales” por mucho que se quiera pensar que la gestión documental es ya algo maduro.” estamos de acuerdo, de hecho, esa es una de las cosas en las que hemos estado trabajando más fuertemente. No sólo ECM autónomo, sino también clientes autónomos. Aquí puedes ver una muestra: https://athento.zendesk.com/hc/es/sections/360003583774-Ciclos-de-Vida

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