El Papel de la Automatización en el Nuevo ECM

Uno de los legados del viejo Enterprise Content Management es el considerar que el aporte de estas aplicaciones está en proveer un repositorio para almacenar documentos en digital –librarnos del papel- y metadatos que nos permitan recuperar y catalogar dichos contenidos.

No es que esto no sea bueno e importante, es sólo que no es suficiente. En la época en la que vivimos el tiempo se ha convertido en una de las variables que todos necesitamos optimizar. El tiempo es dinero y es una obsesión para las empresas que buscan la eficiencia tratar de reducir esa variable en cuanto a que no afecte la calidad o el valor aportado por el negocio.

Pero no sólo es la obsesión de las empresas. También de los trabajadores de la información, cuyo trabajo se ha vuelto cada vez más diversificado y sofisticado, haciendo que anhelen poder sacar más trabajo en menos tiempo.

El software ECM y de Gestión Documental debe dar a empresas y trabajadores esta respuesta que andan buscando.

Os voy a poner un ejemplo claro, la dicotomía entre tener información para explotar y el tiempo que se consume en su rellenado. Tenemos un tipo documental con 50 metadatos. Esos 50 metadatos son importantes para el cliente, porque le van a permitir sacar informes que le ayudarán a tomar decisiones y a conocer el performance de su organización. Para los usuarios por otro lado, ¡son 50 metadatos que rellenar! Tiempo y más tiempo. Nada más fácil que arrastrar y soltar un documento en Dropbox y adiós, que tengo unos 100 emails sin contestar.

¿Cómo compatibilizamos el tener información y el hacer trabajar menos a los trabajadores? La clave siempre es la misma: Automatización. Diferentes aproximaciones pero siempre siempre, hacer que las máquinas hagan el trabajo por las personas cada vez que sea posible.

En este caso, por ejemplo, podemos utilizar la captura automática de metadatos del texto del documento, en otros casos, podremos heredar metadatos de otros documentos, etc. Siempre hay alguna opción para reducir el trabajo de los usuarios sin renunciar a la información.

Ilustración 1: Tomado de “Modernization of ECM” de Alfresco

Creo que muchos proveedores de ECM comienzan a notar la necesidad de cambios, y se están centrando en movilidad, infraestructura cloud, big data y colaboración, pero están dejando de lado un elemento fundamental:

“Los sistemas ECM están para reducir el trabajo manual sobre documentos, no sólo para almacenar, recuperar o compartir documentos”.

La automatización es la respuesta para ese ECM Autónomo que estamos buscando, y para conseguirla tendremos que construir los mapas que le faltan al ECM, y reconocer que hace falta un cambio aún más profundo que el que se está planteando.

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