La capacidad de evolución del gestor documental: punto clave a evaluar en la adquisición de un ECM

A pesar de ser un aspecto de gran impacto y relevancia a mediano y largo plazo para las empresas, la capacidad de evolución del gestor documental suele ser un aspecto infravalorado por los usuarios a la hora de tomar la decisión de invertir en un gestor documental. En este artículo, exploramos lo que entendemos por capacidad de evolución del gestor documental y cómo puede afectar a nuestra organización.

¿Qué entendemos por capacidad de evolución del gestor documental?

Entendemos la capacidad de evolucionar de un producto en base a dos vías:

a) La capacidad de evolución del propio producto: hablamos en este sentido de un roadmap que permita el disfrute constante de nueva funcionalidad que acompañe y dé soporte a nuestros usuarios en su forma de trabajar. Esta evolución no está ligada a nuestra propia empresa, sino a la visión del producto en sí. Esta capacidad del producto nos protegerá de que en 5 años, estemos trabajando con una herramienta obsoleta.

b) La capacidad del producto de evolucionar con el negocio: en este sentido, hablamos de que si evoluciona o cambia el negocio, el producto nos permita hacer frente a dichos cambios y que el gestor documental pueda responder a la funcionalidad que demandan los procesos. Esta capacidad implica flexibilidad del producto. Por supuesto, esta flexibilidad tiene un límite, dado que me estoy refiriendo a un producto de mercado y no a un desarrollo a medida. Con un desarrollo a medida, tendríamos mucha más capacidad de evolucionar con el negocio, pero menor capacidad de evolución del propio producto. En artículos anteriores ya analizamos las desventajas de los desarrollos a medida en gestión documental.

Una vez aclarado lo que entendemos por capacidad de evolución del gestor documental, me gustaría compartirles mi experiencia sobre cómo las capacidades de evolución del producto nos pueden afectar.

¿Cómo nos puede afectar una escasa capacidad de evolución del gestor documental?

El grado de impacto que la capacidad de evolución del gestor documental tenga sobre nuestros usuarios, procesos y organización en general, va a depender de diversos factores, como por ejemplo:

  • la propia dependencia que tengamos del gestor documental.
  • lo estáticos o cambiantes que sean nuestros procesos.
  • la cantidad de usuarios finales usando funcionalidad del gestor documental.

Si tenemos un proceso core implementado en el gestor documental, seguramente, necesitaremos que el producto sea flexible y se pueda ajustar al negocio. Por ejemplo, si lo que tenemos implementado afecta directamente a la gestión y atención de clientes o a las ventas, la competencia y el propio mercado nos obligarán de forma constante a ofrecer soluciones digitales de vanguardia.

Por otro lado, si tenemos muchos usuarios finales trabajando directamente contra el gestor documental (desde su interfaz de usuario), necesitaremos que perciban el producto como un producto moderno para que sigan usándolo.

En el primer ejemplo, hablábamos sobre todo de la capacidad de evolucionar con el negocio, mientras que en el segundo, es más probable que nos afecte más la capacidad de evolución del producto en sí mismo.

En nuestra experiencia, hemos visto empresas que se ven obligadas a hacer malabarismos para poder mantener sus sistemas al ritmo de los cambios del negocio. Por ejemplo, hay compañías que debido a limitaciones para integrarse con otros sistemas, se ven obligadas a realizar cargas de datos periódicas que les permitan mantener los datos actualizados en distintos sistemas. Por supuesto, una solución como esta no sólo añade trabajo innecesario, sino que además, corremos el riesgo de perder integridad en la información.

Otro ejemplo típico cuando una empresa sufre las limitaciones de un sistema que no evoluciona, es que termina implementando funcionalidad en otros sistemas para cubrir la funcionalidad de la que carecen las aplicaciones que verdaderamente deberían cubrir dicha funcionalidad. Con esta solución, hacemos que los usuarios terminen haciendo reprocesos y saltando de interfaz en interfaz.

¿Cómo evaluar la capacidad de evolución del gestor documental a la hora de adquirir un sistema ECM?

Lo primero es mostrar al proveedor nuestro proceso a implementar. Acto seguido, hay que preguntarle 3 cosas:

  • ¿Lo puedo hacer yo mismo?
  • ¿Cuánto me cobras por hacerlo?
  • ¿Cuánto tardas en hacerlo?

Si la primera respuesta es sí, estamos ante un producto que nos dará mucha flexibilidad a la hora de evolucionar. Por supuesto, las probabilidades de que esta respuesta sea positiva, van a depender de la complejidad de nuestro proceso.

Las otras dos preguntas, nos van a ayudar a hacernos una idea de cuánto de costoso es realizar adaptaciones en el gestor documental. Tratad de usar la funcionalidad de producto existente para cubrir vuestro proceso, ya que a mayor necesidad de customización vía código, mayor será el coste y el tiempo que se requiera. Así mismo, mayor será el coste de mantener la solución.

Por otro lado, para evaluar la capacidad de evolución del producto en sí mismo, preguntad por:

  • Regularidad de las actualizaciones y cantidad de versiones anuales
  • Roadmap del producto

Fijaros también en qué tan moderna luce la interfaz del producto.

Espero que estos párrafos os hayan ayudado a entender el impacto de la capacidad de evolución del gestor documental y cómo podéis evaluarla en el producto que vais a adquirir.

 

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